Η απάντηση δεν είναι περισσότερος χρόνος ή αποτελεσματικότητα, αλλά η διαχείριση των φυσικών σας τάσεων.

ΒΑΣΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ

• Λόγω της κοινής αίσθησης ότι δεν έχουμε ποτέ αρκετό χρόνο, πολλοί συγγραφείς υπόσχονται hacks παραγωγικότητας.
  
  
• Ο εγκέφαλός μας είναι καλωδιωμένος να οδηγεί σε τάσεις που κάνουν την αίσθηση της έλλειψης χρόνου χειρότερη.
  
  
• Η επίγνωση είναι το πρώτο βήμα για να αποφευχθεί το δέλεαρ της μεροληψίας ολοκλήρωσης εργασιών, της πολλαπλής εργασίας και της πλάνης στον προγραμματισμό.

Νιώθετε ότι δεν έχετε αρκετό χρόνο για να τα κάνετε όλα; Είναι φυσικό να σκεφτόμαστε, «Αν είχα λίγο περισσότερο χρόνο, ή είχα λιγότερο να κάνω, ή μπορούσα να κολλήσω, δεν θα ήταν πρόβλημα». Επειδή ο χρόνος είναι το μόνο «πράγμα» από το οποίο όλοι έχουν το ίδιο ποσό, ανεξαρτήτως πλούτου ή θέσης, αυτό που ποικίλλει είναι πόσα αναμένεται (ή απαιτούνται) από τον καθένα μας κατά τη διάρκεια ενός καθορισμένου χρονικού διαστήματος. Επειδή ο ίδιος ο χρόνος δεν μπορεί να διαχειριστεί, εξαρτάται από το τι κάνετε σε αυτό το καθορισμένο χρονικό διάστημα (διαχείριση συμπεριφοράς) και εδώ είναι που παίζει ρόλο η ψυχολογία. Μια σουίτα ψυχολογικών φαινομένων συνεργάζονται για να υπονομεύσουν την αίσθηση της ολοκλήρωσης και της ικανοποίησής μας με τη διαχείριση του χρόνου μας.

Προσοχή στην προκατάληψη ολοκλήρωσης εργασιών

Ας ξεκινήσουμε εξετάζοντας το μεγάλο σύνολο πιθανών συμπεριφορών κατά το υποθετικό μας χρονικό διάστημα. Έχουμε την υποτιθέμενη μεγάλη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να γίνουν τώρα, σύντομα ή σε κάποιο μελλοντικό σημείο. Με τι ασχολείστε πρώτα; Οι πιθανότητες είναι, μικρότερες, ευκολότερες εργασίες να ανέβουν στην κορυφή. Σε τελική ανάλυση, μπορεί να καταφέρετε να βγάλετε από τη λίστα αρκετές εργασίες σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα, οπότε γιατί να μην τις βγάλετε από τη μέση;

Οι ψυχολόγοι αναφέρονται σε αυτή την τάση ως προκατάληψη για την ολοκλήρωση της εργασίας. Οι μη ολοκληρωμένες εργασίες δημιουργούν ψυχολογική δυσφορία και η ολοκλήρωση της εργασίας προσφέρει ανακούφιση, καθώς και μια αίσθηση ολοκλήρωσης και ένα μικρό χτύπημα νευροδιαβιβαστών που ενισχύουν. Είναι σαν να ξύνεις ένα στιγμιαίο λαχείο και να κερδίσεις ένα μικρό έπαθλο – δεν πρόκειται να αλλάξει τη ζωή σου, αλλά προσφέρει ένα τράνταγμα ευχαρίστησης για τη στιγμή. Ποιο είναι λοιπόν το κακό να ξεκινάς με μικρές εργασίες;

Πολλά έχουν γραφτεί για την καθημερινή πλημμύρα email, κειμένου και άλλων άμεσων μηνυμάτων που βιώνουν οι περισσότεροι άνθρωποι που εργάζονται σε γραφεία. Η απάντηση σε μηνύματα είναι μόνο ένα παράδειγμα μικρών εργασιών που φαίνονται σαν να πρέπει να γίνουν, αλλά μια κοινή και ατελείωτη. Όταν δίνετε προτεραιότητα σε μικρές εργασίες, οι μεγαλύτερες καθυστερούν, μερικές φορές επ 'αόριστον αν δεν υπάρχουν προθεσμίες. Οι μικρές εργασίες συχνά φαίνονται επείγουσες και τραβούν την προσοχή σας, ωστόσο είναι οι μεγαλύτερες εργασίες που είναι συνήθως οι πιο σημαντικές για την επιτυχία και την ικανοποίησή σας (αν και λιγότερο επείγουσες έως ότου πλησιάσει η προθεσμία).

Το αποτέλεσμα είναι ότι συχνά αποτυγχάνουμε να επιτύχουμε τους στόχους που ευθυγραμμίζονται περισσότερο με τις αξίες μας και την αίσθηση της ουσιαστικής εργασίας (και της αναγνώρισης). Καθηλωμένοι στον διάδρομο της μεροληψίας ολοκλήρωσης εργασιών, όταν η προθεσμία για μια μεγαλύτερη, πιο σύνθετη εργασία πλησιάζει σύντομα, βιώνουμε αυξημένο άγχος και την αίσθηση ότι δεν υπάρχει ποτέ αρκετός χρόνος.

Multitasking και ο εχθρός της βαθιάς εργασίας
Οι πιο σημαντικές πτυχές της δουλειάς μας απαιτούν συχνά συνεχή προσοχή ή σκέψη, την οποία οι ψυχολόγοι αναφέρουν ως βαθιά εργασία. Ωστόσο, όταν αγχώνεστε από πάρα πολλά που πρέπει να κάνετε, είναι εύκολο να παρασυρθείτε σε πολλαπλές εργασίες. Δυστυχώς, ένας αυξανόμενος όγκος ερευνών καταδεικνύει με συνέπεια την αναποτελεσματικότητα και την αυξημένη εμπειρία άγχους που προκαλεί η πολλαπλή εργασία. Ίσως ακόμη πιο ανησυχητικό είναι ότι το συχνό multitasking και η εστίαση της προσοχής μας σε μικρές εργασίες εκπαιδεύει τον εγκέφαλο να λειτουργεί ανάλογα, καθιστώντας τη βαθιά εργασία πιο δύσκολη με την πάροδο του χρόνου.

Πλάνη προγραμματισμού
Εκτός από την προκατάληψη για την ολοκλήρωση εργασιών και την πολλαπλή εργασία, άλλοι ψυχολογικοί παράγοντες μπορεί να υπονομεύσουν την ιεράρχηση και την επιτυχή ολοκλήρωση των σημαντικών μας εργασιών. Το ένα είναι η τάση του ανθρώπου να είναι υπερβολικά αισιόδοξος στην εκτίμηση του πόσο χρόνο έχουμε να δουλέψουμε σε κάτι, καθώς και πόσο χρόνο θα πάρει μια εργασία, ένα φαινόμενο που οι ψυχολόγοι αναφέρουν ως πλάνη προγραμματισμού.

Πόσες ώρες έχετε για να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας; Μια πιθανή απάντηση είναι "8 ώρες". Ωστόσο, γνωρίζουμε εκ πείρας ότι θα υπάρξουν διακοπές, περισπασμοί, απαιτούμενα διαλείμματα και ούτω καθεξής. Από τον πραγματικό διαθέσιμο χρόνο εργασίας, πόσο θα είχατε διαθέσιμο για να δουλέψετε σε κάτι που βάζετε προτεραιότητα; Ό,τι κι αν απαντήσετε, είναι πολύ πιθανό να είναι πολύ γενναιόδωρο. Ένας λόγος είναι ότι τείνουμε να υποτιμούμε τους μη παραγωγικούς παράγοντες που μόλις αναφέρθηκαν, καθώς και τις απρόβλεπτες εργασίες και προβλήματα που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της ημέρας. Και τείνουμε να υποτιμούμε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να γίνει κάτι για τους ίδιους λόγους.

Τι μπορείς να κάνεις?

1. Ξεκινήστε κάθε μέρα διατυπώνοντας τα πραγματικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνετε εκείνη την ημέρα. Αναρωτηθείτε: «Αν μπορούσα να δουλέψω μόνο σε ένα πράγμα σήμερα, ποιο θα έπρεπε να είναι αυτό;» Σε αυτό το πλαίσιο, πώς ορίζετε το «σημαντικό»; Λάβετε υπόψη μη παραδοσιακούς ορισμούς, όπως «το πιο προσωπικό ή επαγγελματικό νόημα» ή «το πιο πιθανό να επιφέρει μια αίσθηση ανακούφισης ή μείωση του άγχους» ή «έχει τον μεγαλύτερο ή μακροχρόνιο αντίκτυπο».
2. Αναλύστε μεγαλύτερες εργασίες σε καθορισμένα εφικτά βήματα. Αντί να προγραμματίζετε χρόνο για να «εργαστείτε στο X», καθορίστε έναν στόχο που μπορεί να αναγνωριστεί ότι έχει επιτευχθεί. Με αυτόν τον τρόπο χρησιμοποιείτε την προκατάληψη ολοκλήρωσης εργασιών προς όφελός σας. Επιβραβεύστε τον εαυτό σας για την ολοκλήρωση αυτού του καθημερινού βήματος.
3. Αποφύγετε το δέλεαρ του multitasking και να παρασυρθείτε σε περισπασμούς και μεροληψία για την ολοκλήρωση της εργασίας. Προγραμματίστε και προστατέψτε τα τετράγωνα του χρόνου που διατίθενται για συγκεκριμένες εργασίες σε βάθος και αλλάξτε το περιβάλλον σας για να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς και τις διακοπές. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια πινακίδα στην πόρτα ή την καμπίνα σας, να φοράτε ακουστικά και να ορίζετε αυτόματες απαντήσεις που υποδεικνύουν πότε οι άλλοι μπορεί να περιμένουν απάντηση στα μηνύματά τους.
4. Καταπολεμήστε την πλάνη του σχεδιασμού. Υπολογίστε πόσο χρόνο διαθέτετε για να εργαστείτε στην καθορισμένη εργασία σας σήμερα και πόσος χρόνος θα διαρκέσει. Στη συνέχεια κόψτε το πρώτο στη μέση και διπλασιάστε τη δεύτερη εκτίμηση. Αυτές οι αναθεωρημένες εκτιμήσεις δεν θα είναι ρεαλιστικές, αλλά παρακολουθούν την πραγματική εμπειρία σας κατά τη διάρκεια της ημέρας και συγκρίνετε. Μια άλλη εποικοδομητική στρατηγική είναι να φανταστείτε ότι ένας συνάδελφος έχει την ίδια καθορισμένη εργασία και να εκτελέσετε και τις δύο εκτιμήσεις για αυτό το άλλο άτομο. Αυτά μπορεί να εξακολουθούν να είναι υπερβολικά αισιόδοξα, αλλά τείνουν να είναι λιγότερο από τις προσωπικές εκτιμήσεις.
5. Προβλέψτε τις διακοπές και τις καθυστερήσεις και απλώς σχηματίστε συμπεριφορικές αντιδράσεις. Οι ψυχολόγοι αναφέρονται σε αυτά τα μικρά σχέδια ως προθέσεις υλοποίησης και είναι εξαιρετικά αποτελεσματικά στη διευκόλυνση της επίτευξης του στόχου. Για παράδειγμα, "Εάν ένας συνάδελφος διακόψει τον προγραμματισμένο χρόνο μου για να εργαστώ στην εργασία προτεραιότητάς μου, θα εξηγήσω και θα ζητήσω να ορίσουμε μια ώρα για να συνεχίσουμε ό,τι μου ανέφερε." Ή, "Ενώ εργάζομαι στο X, θα απενεργοποιώ τις ειδοποιήσεις της συσκευής μου και δεν θα κοιτάζω μηνύματα".

Τελικά, η διαχείριση χρόνου δεν είναι ένα πρόβλημα που πρέπει να λυθεί όλα ή τίποτα ή ένα πρόβλημα με μία μαγική στρατηγική. Αντίθετα, όπως και οι άλλες συμπεριφορές και οι εμπειρίες της ζωής μας, είναι ένα συνεχές δίλημμα που πρέπει να το διαχειριστούμε. Η διαδικασία ξεκινά με την ευαισθητοποίηση των δικών σας τάσεων και τον πειραματισμό με αυτό που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Ας ελπίσουμε ότι τα λίγα ψυχολογικά φαινόμενα και οι στρατηγικές που παρουσιάζονται εδώ παρέχουν μια γόνιμη αφετηρία στην επαγγελματική σας πορεία ανάπτυξης διαχείρισης χρόνου.